Personuppgifter

Vår behandling av personuppgifter

Det förekommer att personuppgifter lämnas till oss eller att vi inhämtar sådana. Det rör i första hand kontakten med och förehållande till klienter och klienters företrädare, motparter och motparters företrädare och ombud men också klienters och motparters samarbetspartners och konsulter. Till detta kommer vittnens personuppgifter. Det kan också vara fråga om personuppgifter för leverantörer och liknande samt de som söker anställning hos oss. En stor del av vår kommunikation sker med hjälp av telefon och e-post, vilket i princip alltid innebär personuppgiftsbehandling. Detsamma gäller vid kontakter via Teams, Zoom, Google Meets och liknande. Den som ringer oss, skickar e-postmeddelanden till oss eller har kontakt med oss via Teams, Zoom, Google Meets eller liknande lämnar i regel alltid personuppgifter. I samtliga fall behandlar vi personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning för behandling av personuppgifter.

Personuppgiftsbehandling vid uppdrag

Vi samlar in de personuppgifter som lämnas till oss i och kring uppdrag, främst från aktuella personer men ibland också från andra. Ibland kan vi behöva komplettera personuppgifterna genom inhämtning av information från annat håll. De nu aktuella personuppgifterna är till exempel kontaktuppgifter (namn, titel, arbetsgivare, postadress, telefonnummer och e-postadress m.m.), identifikationsuppgifter (uppgifter från pass och ID-kort och personnummer) samt uppgifter för fakturering. Det kan förekomma att personuppgifterna också avser annan information som är relevant för ett uppdrag samt ljud och bildupptagningar i samband med domstolsprocesser samt vid webbinarier.

Personuppgiftsbehandling i samband med marknadsföring, kurser och events

Vi samlar in de personuppgifter som lämnas till oss i samband med registrering för nyhetsbrev, kurser och liknande. De uppgifter som samlas in kan inkludera kontaktuppgifter, titel och arbetsplats. Ibland kan vi också komplettera personuppgifterna genom inhämtning av information från annat håll. När vi anordnar events kan vi komma att behandla personuppgifter i form av fotografier samt ljud- och bildupptagningar.

Personuppgiftsbehandling i samband med rekrytering

Vi samlar in de personuppgifter som lämnas till oss i samband med ansökan om anställning. Bland dessa uppgifter finns utöver sådana uppgifter som nämnts ovan även CV, personligt brev samt information om utbildning och arbetslivserfarenhet, inklusive examens- och anställningsbevis. Om ansökan sker via LinkedIn kan även fotografier och information om utbildning och yrkeserfarenhet hämtas från den arbetssökandes profil. Ibland kan vi också komplettera personuppgifterna genom inhämtning av information från annat håll såsom den arbetssökandes arbetsgivares hemsida.

Ändamålen med vår personuppgiftsbehandling

Personuppgiftsbehandling i samband med uppdrag. För att vi ska kunna fullgöra våra uppdrag mot klienter och samtidigt uppfylla krav som ställs på oss enligt lag och Advokatsamfundets regelverk måste vi behandla personuppgifter. Dessutom måste vi utföra obligatoriska jävs- och penningtvättskontroller innan vi accepterar ett uppdrag.

Personuppgiftsbehandling i samband med marknadsföring, kurser och events. Personuppgiftsbehandling i samband med registrering för nyhetsbrev, kurser och liknande sker av marknadsförings- och kommunikationsskäl för adressering av nyhetsbrev, inbjudningar och administration av kurser m.m. och för att upprätthålla vårt kontaktregister.

Personuppgiftsbehandling kring rekrytering. Personuppgiftsbehandlingen i samband med rekrytering sker för administration av rekryteringar och för bedömning av den sökande, såväl i förhållande till dennes kompetens som i förhållande till advokatsamfundets regler kring rekryteringsprocessen.

Laglig grund för vår personuppgiftsbehandling

Vid behandling av klientinformation avseende fysiska personer är den lagliga grunden att vi ska kunna fullgöra vårt uppdragsavtal med klienten. I relation till företrädare för klienter samt deras samarbetspartners och konsulter, utländska ombud, vittnen, motparter, motpartsföreträdare och motpartsombud och liknande grundar sig vår personuppgiftsbehandling på vårt berättigade intresse att bedriva vår verksamhet och utföra våra uppdrag. När personuppgifter behandlas i samband med jävs- och penningtvättskontroller, vid arkivering av handlingar efter att ett uppdrag avslutats samt i vår interna riskhantering grundas denna behandling på vår skyldighet att fullgöra de förpliktelser vi har, exempelvis i förhållande till bokförings- och penningtvättslagstiftning samt Advokatsamfundets regelverk.

Vid behandling av leverantörers eller dess företrädares och andra liknande parters personuppgifter grundas vårt berättigade intresse av att ändamålsenlig administration exempelvis kring våra förpliktelser enligt avtal. Om det i något av de ovan nämnda fallen skett en intresseavvägning kring personuppgiftsbehandlingen sker behandling om vi bedömer att sådan är nödvändig för vår klients intressen. Det kan också ske att vi behandlar uppgifter när vi bedömer att våra berättigade intressen väger tyngre än eventuella motstående intressen och/eller grundläggande rättigheter och friheter.

När behandlingen av personuppgifter sker för marknadsförings- och kommunikationsändamål baseras detta på vårt berättigade intresse av att upprätthålla våra affärskontakter, att kommunicera med affärskontakter angående vår verksamhet och våra kurser m.m. Vår bedömning är att vårt intresse av att behandla personuppgifter här överväger enskildas intresse av skydd för den personliga integriteten.

Arbetssökandes personuppgifter behandlas baserat på vårt berättigade intresse av att kunna hantera rekryteringsprocessen enligt stycket om rekrytering ovan. Vår bedömning är att vårt intresse av att behandla personuppgifter för detta ändamål överväger enskildas intresse av skydd för den personliga integriteten.

Skydd för de personuppgifter vi behandlar

För att skydda sådana personuppgifter vi behandlar har vi vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dem, såväl tekniskt som annars. Vi lämnar inte ut personuppgifter annat än då samtycke finns eller det är nödvändigt inom ramen för uppdrag för klienten eller det finns en lagstadgad skyldighet att göra det (eller att följa ett myndighets- eller domstolsbeslut eller Advokatsamfundets regelverk). Utöver detta kan personuppgifter få hanteras av exempelvis IT-leverantör som utför arbeten för vår räkning – i sådana fall får uppgifter endast behandlas enligt vår instruktion.

Hur länge sparas personuppgifter?

Vi sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålet för behandlingen, om inte uppgifterna får eller måste sparas längre enligt tillämplig lag. Den vars personuppgifter behandlas kan också när som helst avregistrera sig genom att kontakta oss på miwe@xrlegal.se.

Personuppgiftsansvarig

Det är XR LEGAL Advokat AB, 559405-9635, Västra Trädgårdsgatan 6A, Stockholm, som är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs ovan.

Den vars personuppgifter behandlas har rätt att:

• få veta vilka personuppgifter vi behandlar om denne,
• begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter om denne rättas,
• begära att vi raderar dennes personuppgifter (om personuppgifterna exempelvis inte längre är nödvändiga för ändamålet eller om ett lämnat samtycke återkallas) eller begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas,
• invända mot viss behandling av dennes personuppgifter, samt
• under vissa förutsättningar ha rätt att få ut sådana personuppgifter som denne tillhandahållit i ett maskinläsbart format och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig.

Rättigheterna ovan kan dock vara begränsade med hänvisning till advokaters tystnadsplikt och arkiveringsskyldighet.

Den som har invändningar eller synpunkter på hur vi behandlar personuppgifter har rätt att kontakta eller lämna in klagomål hos Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet för vår personuppgiftsbehandling.

Vid frågor om eller klagomål på hur vi behandlar personuppgifter eller begäran om utövande av rättigheter enligt ovan, vänligen kontakta oss via e-post på michel.weimer@xrlegal.se eller per brev till XR LEGAL Advokat AB, 559405-9635, Västra Trädgårdsgatan 6A, Stockholm.